Program Administrasi Umum dan Keuangan

Bidang Administrasi Umum dan Keuangan, 08-07-2013

Bidang Administrasi Umum dan Keuangan berkomitmen untuk menjamin keberlangsungan proses belajar mengajar di tubuh SMP Taruna Jaya I Surabaya, akan dapat berjalan dengan baik. Melalui kerangka konseptualnya, SMP Taruna Jaya I bertekad untuk membangun manajemen yang efektif, guna mengawal keberlangsungan proses belajar mengajar. Tata laksana manajemen efektif yang dimaksud, antara lain sebagai berikut.

  • Adanya pengawasan dan peninjauan rutin terhadap kinerja
  • Menetapkan proses dan prosedur baku terhadap semua jenis layanan
  • Mengembangkan sistem pengelolaan anggaran terpusat dan terkontrol
  • Melakukan review secara rutin terhadap pedoman prosedur yang dianut oleh organisasi sekolah
  • Menetapkan beberapa kriteria evaluasi
  • Melakukan dokumentasi terhadap pelaksanaan setiap aturan dan prosedur dasar yang dianut
  • Mengembangkan pemahaman terhadap tata laksana organisasi, sasaran mutu, program kerja, kegiatan dan penganggaran
  • Melakukan koordinasi terhadap pelaksanaan setiap aturan pada masing-masing bidang kerja
  • Melakukan identifikasi pengaruh pada tataran pelaksana dan pembuat keputusan, sehubungan dengan dukungan terhadap pekerjaan organisasi
  • Mengembangkan tata laksana yang mampu menjalankan kontrol terhadap kerja tim, melalui pelaksanaan prosedur, kerja sama, pembuatan kebijakan dan pengawasan strategik
  • Membangun mekanisme portofolio dan prosedur perputaran SDM (sumber daya manusia)
  • Memiliki kepekaan dan perhatian terhadap dinamika SDM
  • Membuka peluang kerjasama dengan pihak eksternal 

Sehubungan dengan relasi pada kerangka konseptual yang telah dijabarkan, diharapkan Bidang Administrasi Umum dan Keuangan dapat memungkinkan terlaksananya seluruh proses, struktur, kegiatan, hubungan, koordinasi, identifikasi dan implementasi yang terjadi dalam tubuh organisasi sekolah. Melalui kerangka konsep yang dianut, Bidang Administrasi Umum dan Keuangan dapat menterjemahkan kerangka konseptual sebagai makro proses yang telah merangkum seluruh peta proses, prosedur, hingga instruksi kerja dalam tubuh organisasi SMP Taruna Jaya I Surabaya.

Selain itu, Bidang Administrasi Umum dan Keuangan merupakan penanggung jawab pada setiap program implementasi Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan; Standar Sarana dan Prasarana;Standar Pengelolaan; Standar Pembiayaan; serta pada Standar Budaya dan Lingkungan yg terkait dengan guru dan tenaga kependidikan. 

Yayasan Pendidikan Taruna Jaya Surabaya telah berusaha menyederhanakan instruksi umum yang dapat digunakan untuk meletakkan dasar pelaksanaan pada suatu aktivitas atau kegiatan. Sejalan dengan semangat pembaharuan, Yayasan Pendidikan Taruna Jaya menginginkan adanya perencanaan, obyektivitas pengukuran keberhasilan pekerjaan, serta akuntabilitas kerja. 

3T SMP Taruna Jaya

Seluruh aktivitas atau kegiatan yang hendak dijalankan diharapkan mengikuti kaidah 3T (Terencana-Terukur-Tanggung jawab). Agar memenuhi kaidah tersebut, sebuah kegiatan memang harus melalui proses perencanaan. Di sisi lain, sebuah perencanaan memerlukan hasil analisis dari ketersediaan data dan informasi. Berikutnya, sebelum sebuah kegiatan dilaksanakan, perlu disusun alat ukur yang akan menentukan tingkat keberhasilan dan kegagalannya. Melalui proses semacam ini, diharapkan sebuah kegiatan, akan dapat dipertanggungjawabkan, baik dari aspek output kegiatan, capaian pada sasaran mutu, hingga keuangannya.

Sehubungan dengan kebijakan bidang keuangan, dirumuskan agar organisasi Sekolah dapat melaksanakan kegiatan secara efisien, sekaligus mampu melakukan evaluasi suatu transaksi yang menopang sebuah kegiatan, dan mengandung informasi yang bernilai finansial. Selain itu, kegiatan bidang keuangan disusun dengan tujuan untuk:

  1. Menyusun perencanaan dan pengawasan yang mendukung pengambilan keputusan yang tepat bagi pimpinan Sekolah dan Yayasan
  2. Menyediakan pertanggungjawaban nilai berbasis transaksi finansial kepada stakeholder
  3. Melakukan indentifikasi data yang berkaitan dengan implementasi pengambilan keputusan organisasi
  4. Melakukan proses dan analisa data keuangan yang relevan
  5. Mengelola data keuangan, agar dapat menjadi sebuah informasi yang dapat digunakan sebagai dukungan dalam pengambilan keputusan.

Dalam praktiknya, kebijakan bidang keuangan dilaksanakan untuk menaungi aktivitas identifikasi, pencatatan, dan komunikasi kegiatan dan transaksi yang bernilai ekonomis, guna menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pimpinan Sekolah dan pimpinan Yayasan. Proses identifikasi menyangkut pada penerapan sensor terhadap transaksi keuangan yang dilakukan oleh organisasi sekolah. Pada tahap berikutnya, akan dilakukan proses pencatatan, penggolongan, ringkasan dan rincian (ikhtisar) data keuangan. Selanjutnya, akan dirangkai seluruh data-data keuangan agar mendukung penyusunan laporan keuangan.